AVG

AP publiceert gratis sjablonen voor privacyverklaring en verwerkingsregister — dit moet u weten

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft twee kant-en-klare sjablonen gepubliceerd waarmee MKB-bedrijven hun AVG-verplichtingen kunnen invullen: een privacyverklaring en een verwerkingsregister. Beide zijn gratis, toegesneden op tien sectoren, en direct te downloaden.

Door Sander 8 september 2026 2 min leestijd

Wat de AP heeft gepubliceerd

Met dit sjabloon kunt u als ondernemer eenvoudig een privacyverklaring maken. Dit helpt u om aan de privacyregels te voldoen en de persoonsgegevens van uw klanten beter te beschermen. Met uw privacyverklaring kunt u goed uitleggen aan uw klanten wat u met hun gegevens doet.

De AP publiceerde twee praktische templates, waarmee eenvoudig verwerkingsregisters danwel privacyverklaringen opgesteld kunnen worden. Deze zijn bedoeld om (MKB-)ondernemers op weg te helpen bij het voldoen aan verplichtingen onder de AVG.

Het sjabloon is geschikt voor 10 sectoren: educatie, horeca, retail, IT, logistiek, productie, dienstverlening, vastgoed, zorg en bouw.

Wat hoort er precies in een privacyverklaring?

U legt onder andere uit welke persoonsgegevens u verwerkt, waarom u dat doet, welke privacyrechten mensen hebben en hoe zij deze rechten kunnen gebruiken.

De AP benadrukt ook het commerciële voordeel van een goede privacyverklaring: "Met een goede privacyverklaring wint u ook het vertrouwen van uw (potentiële) klanten. Zij willen weten dat hun gegevens bij u in veilige handen zijn. Zo heeft u een streepje voor op uw concurrentie", aldus de AP.

Waarom ook een verwerkingsregister?

Naast de privacyverklaring — die naar buiten toe communiceert — is het verwerkingsregister het interne document. Met dit sjabloon kunt u als ondernemer eenvoudig een verwerkingsregister maken. Hierin houdt u systematisch bij welke persoonsgegevens u verwerkt, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang u ze bewaart.

Voor veel MKB-bedrijven is dit register er nooit gekomen — niet omdat het niet verplicht is, maar omdat het als een juridische exercitie voelde die tijd en kennis vereist. Een gratis, sectorspecifiek sjabloon van de toezichthouder zelf haalt die drempel weg.

Waarom dit nu relevant is

Ondernemers hebben aangegeven dat zij regeldruk ervaren bij privacywet AVG. Dit sjabloon is een directe reactie op dat signaal — de AP erkent dat de wet voor kleine ondernemers lastig te vertalen is naar de praktijk, en biedt nu een concreet hulpmiddel in plaats van alleen regelgeving.

De timing is ook relevant in combinatie met de subsidieregeling Mijn Cyberweerbare Zaak die vanaf vandaag open is. Beide initiatieven verlagen in dezelfde week de drempel voor MKB-bedrijven om hun basisbeveiliging en compliance op orde te brengen.

Wat het sjabloon niet oplost

De AP wijst erop dat extra aandacht nodig kan zijn bij bijvoorbeeld internationale doorgiften, bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens, twijfel over de juiste grondslag of verwerkingen waarvoor een DPIA nodig is.

Dit is een belangrijke kanttekening. Het sjabloon is een uitstekend startpunt voor een gemiddeld MKB-bedrijf, maar organisaties die bijvoorbeeld:

Gezondheidsgegevens verwerken (zorgsector)
Gegevens doorsturen naar landen buiten de EU
Strafrechtelijke gegevens verwerken
Op grote schaal geautomatiseerde besluitvorming toepassen

doen er goed aan het sjabloon als basis te gebruiken, maar de tekst kritisch te toetsen aan hun specifieke situatie — desnoods met juridisch advies.

Wat u nu kunt doen

Download beide sjablonen via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens
Kies het sjabloon dat past bij uw sector — er zijn tien varianten beschikbaar
Vul het verwerkingsregister eerst in — dit vormt de basis voor een correcte privacyverklaring; u kunt namelijk pas goed communiceren over gegevensverwerking als u die zelf volledig in kaart heeft
Publiceer de privacyverklaring zichtbaar op uw website
Herzie beide documenten periodiek — een privacyverklaring die niet meer overeenkomt met de praktijk is een AVG-risico op zichzelf